Zum Inhalt:

Im digitalen Zeitalter die tägliche Flut an Mails und Informationen sichten, sortieren und auswerten: Das ist wichtiger denn je. Noch nie war Kommunikation so bunt und vielfältig, noch nie war Wissen so direkt abrufbar. Damit Sie diese Chancen ergreifen können,

• erfahren Sie, wie Sie durch Ihr Verhalten die Informationsflut beeinflussen können,
• eignen Sie sich Methoden an, um Informationen auf Basis Ihrer Prioritäten zu managen,
• lernen Sie nützliche Tools und Werkzeuge kennen, die das ideal unterstützen.

Gestalten Sie Ihre Informationswelt aktiv, geben Sie Ihrem persönlichen Informationsmanagement den letzten Schliff!

Zum Autor:

Alexander Greisle ist seit über 15 Jahren Experte für neue Arbeitsumgebungen und -kompetenzen. Das Internet kennt und nutzt er seit Gopher, dem Vorgänger des World Wide Web.

Er unterstützt Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien und Arbeitsweisen. In Seminaren und Coachings macht Alexander Greisle Führungskräfte und Mitarbeiter fit für die neue Arbeitswelt. Mehr über den Autor finden Sie im Internet unter www.work-innovation.de.

Stichwortverzeichnis

Information Overload

So organisieren Sie sich im Online-Zeitalter

Alexander Greisle

So nutzen Sie dieses Buch

Die folgenden Elemente erleichtern Ihnen die Orientierung im Buch:

Definitionen

Hier werden Begriffe kurz und prägnant erläutert.

Die Merkkästen enthalten Empfehlungen und hilfreiche Tipps.

Inhalt

Vorwort

Herzlich willkommen! Gleich geht es los. Lassen Sie mich vorab ein paar Worte zu diesem Buch verlieren.

Sie halten einen kompakten Ratgeber rund um das komplexe Thema Information Overload und persönliches Informationsmanagement in der Hand. Das Internet ist. Philosophische oder gar kulturpessimistische Betrachtungen finden Sie in diesem Buch nicht.

Edward Tufte, ein amerikanischer Informationswissenschaftler und Grafikdesigner, hat treffend angemerkt:

„Clutter is not an attribute of information,
it is an illness of design.“

Die Praxis aus vielen Seminaren und Coachings zeigt: Das stimmt. Mit diesem Buch möchte ich Ihnen Anregungen und konkrete Tipps geben, wie Sie Ihren Informationsalltag verbessern können.

Der Königsweg für das Selbstmanagement existiert nicht. In der täglichen Praxis scheitern wir an solchen Wegen. Das liegt an der notwendigen, sehr umfassenden Umstellung, die damit einhergehen würde. Und vielleicht machen Sie gar nicht alles falsch, sondern vieles sehr gut?

Es geht in diesem Buch um Methoden und Verhaltensweisen. Diese finden ihre praktische Umsetzung zum Teil in Soft- und Hardware, die es richtig einzusetzen gilt. Das Buch zeigt Werkzeuge und Funktionen.

Einige Anmerkungen hierzu:

1.  

   Dieses Buch ist keine Bedienungsanleitung für Programme. Entsprechend kompakt wurden die Hinweise gehalten.

2.  

   Die Auswahl der vorgestellten Werkzeuge erfolgte rein nach praktischen Gesichtspunkten. Hersteller haben und hatten in keiner Weise Einfluss auf die Auswahl. Die Produkte bewähren sich überwiegend beim Autor im praktischen Einsatz. Wo verfügbar und bekannt, zeige ich Alternativen. Kostenlose Tools erhalten den Vorzug, wenn sie eine ausreichende bzw. vergleichbare Funktionalität bieten.

3.  

   Die programmspezifischen Hinweise nehmen nur einen kleinen Teil des Buches ein und sie können Wegweiser für andere Programme sein.

Auf der Innenseite des Buchtitels finden Sie ein kleines Formular. Nutzen Sie es, um beim ersten Durcharbeiten dieses Ratgebers die Dinge zu notieren, die Sie umsetzen möchten. Nehmen Sie die Flut nicht passiv hin, sondern verbessern Sie aktiv Ihre Situation.

Auf der Webseite zum Buch finden Sie alle Links zum anklicken: www.work-innovation.de/info-overload.php.

Es bleibt, Ihnen viel Erfolg beim Auftauchen aus der Informationsflut und beim Arbeiten mit diesem Buch zu wünschen.

Alexander Greisle

Auftauchen aus der Informationsflut

Von Zielen, Methoden, Werkzeugen

Haben Sie immer öfter das Gefühl, in unserer Informationsgesellschaft den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen? Wahrscheinlich, denn sonst würden Sie nicht in diesem Buch blättern. Es gibt zahlreiche Gründe, das persönliche Informationsmanagement anzugehen:

1.  

   Ihr Posteingang wird immer voller und Sie möchten endlich wieder mit dem Gefühl, alles geschafft zu haben, nach Hause gehen.

2.  

   Ihnen schwirrt der Kopf, die digitale Flut und Vielfalt strengt Sie an und jetzt möchten Sie besser damit umgehen.

3.  

   Sie erarbeiten häufig neue Themen- und Aufgabenfelder und möchten dazu Ihre Effizienz steigern.

4.  

   Das Thema Selbstorganisation macht Ihnen Spaß.

5.  

   Zeit ist ein knappes Gut, Sie möchten sie für wichtigere oder schönere Aktivitäten nutzen.

Ihr persönliches Informationsmanagement basiert auf Zielen, Interessen und Prioritäten. Diese drei Punkte bilden Ihren Kompass im Informationsdickicht, den groben Filter. Wenden Sie diesen Filter konsequent an. Er hilft bei der Entscheidung, welche Information Sie annehmen und welche nicht. Wir kommen im Verlauf des Buches noch einige Male darauf zurück.

Damit wird klar: Persönliches Informationsmanagement ist kein einmaliges, statisches Vorhaben, sondern ein dynamischer Prozess. Ziele bestimmen die Methoden, Methoden bestimmen die Werkzeuge und deren Anwendung. Das bedeutet, dass Ihr Werkzeugkasten mit veränderten Zielen, Aufgaben und Prioritäten wächst.

Ausgangspunkt sind Ihre Ziele

Von Routinen und Gewohnheiten

Neben Zielen und Werkzeugen brauchen wir Routinen und Gewohnheiten. Denken Sie beim Autofahren ans Kuppeln und Ihren Rückspiegel? Automatismen sorgen dafür, dass Sie sicher und effizient unterwegs sind. Versuchen Sie bei Gelegenheit, ökologischer zu fahren und dazu früher in den nächsten Gang zu schalten. Sie werden merken, dass die neuen Routinen erst nach einer aktiven Umstellungszeit greifen.

Um eine neue Gewohnheit zu etablieren, machen Sie sich zunächst die Verbesserungen bewusst. Im Fall des persönlichen Informationsmanagements könnte das beispielsweise mehr Qualitätszeit für die Familie oder das Steigern der Arbeitsqualität sein. Wichtig: Formulieren Sie positiv. Im zweiten Schritt binden Sie den Vorsatz und die Tat an eine sichtbare, bewusst durchgeführte Aktion:

Nehmen Sie ein Armband, einen Ring oder Ihre Uhr und legen Sie das gute Stück an. Mögen Sie es diskreter, erfüllt ein kleiner, spürbarer Gegenstand in der Hosentasche denselben Zweck. Beginnen Sie damit, nach der neuen Gewohnheit zu handeln. Sobald Sie merken, dass Sie sie gebrochen haben, wechseln Sie Armband, Uhr oder Ring an den anderen Arm bzw. den Gegenstand in die andere Hosentasche.

Dort bleibt er bis zum nächsten Verstoß. Haben Sie ihn 20 Tage lang nicht gewechselt, stehen die Chancen gut, dass die neue Gewohnheit etabliert ist.

Machen Sie einen Quickcheck

Bevor es an die konkrete Arbeit geht, sollte eine Bewertung Ihrer Situation zur Standortbestimmung erfolgen.

Kennen Sie Ihren Informationsbedarf?

Im ersten Abschnitt haben wir besprochen, dass Ihre Ziele und Interessen die Basis für die Auswahl und Verarbeitung von Informationen bilden. Vier Fragen helfen Ihnen, Ihren Bedarf an Information genauer zu fassen:

1. Für welchen Zweck benötigen Sie Informationen?
2. Welche dieser Informationen ist wirklich notwendig, welche interessant?
3. In welcher Form nutzt die jeweilige Information am meisten?
4. Welches sind die optimalen Quellen?

Fachliche und formale Gründe bestimmen in der Regel den Zweck der Informationsbeschaffung, zum Beispiel:

1.  

   Interessen,

2.  

   Aufgabengebiete,

3.  

   Geschäftsprozesse,

4.  

   Hierarchien,

5.  

   persönliche Beziehungen.

Sie kennen jetzt die Gründe, nun stellt sich die Frage nach der Wichtigkeit: „must-have“-Informationen benötigen Sie unabdingbar. Informationen, die Sie ohne zwingenden Bedarf gerne hätten, sind „nice-to-have“. Alles andere ist überflüssig.

Die Form der Information entscheidet über die Nützlichkeit. Brauchen Sie detaillierte Daten als Grundlage für Ihre Arbeit, hilft Ihnen ein Management Summary nicht. Umgekehrt: Haben Sie zu wenig Zeit, um Datensätze selbst zu analysieren, hilft die kompakte Aufbereitung.

Überlegen Sie, ob alternative Quellen die notwendigen Fakten besser zur Verfügung stellen können. Bedenken Sie dabei auch: Manchmal ist die digitale Form nur die zweitbeste.

Haben Sie beim Ausfüllen der Tabelle festgestellt, dass Sie gar nicht so viele Informationen benötigen? In Seminaren stellt ein Großteil der Teilnehmer regelmäßig fest, dass eine Informationsdiät mit anschließender Umstellung des Informationsverhaltens gut tut.

Kleine Schritte für den schnellen Erfolg

Die Erfahrung aus vielen Seminaren und Coachings zeigt,